Progettare riunioni che funzionano: suggerimenti operativi

Alcuni suggerimenti pratici per capire il senso, e l’importanza delle riunioni al lavoro. Vi propongo un Piano di Riunione per  progettarle realizzando crescita del gruppo e risultati operativi concreti.

In tanti siamo d’accordo sulla poca produttività di molte riunioni.
Anzi, quando le riunioni non funzionano, non sono semplicemente inutili, sono dannose.

Allora?

Non facciamo più riunioni?

In realtà la comunicazione ha luogo comunque, le decisioni vengono prese comunque; e il processo produrrà comunque degli effetti (buoni o cattivi) sulle persone e sull’organizzazione.

Sembra meglio fare riunioni che funzionano.

Ogni riunione ha uno scopo.

* Lo scopo di ogni riunione è funzionale rispetto a obiettivi “grandi”;
* E’ importante avere chiarezza rispetto agli obiettivi “grandi”;
* Molto spesso la chiarezza manca, in particolare rispetto agli scopi della riunione;

Quindi la prima domanda è: cosa ci riuniamo a fare? Quale è lo scopo?

Le riunioni, all’interno di scopi più ampi, possono perseguire uno o più dei seguenti obiettivi:

* condividere informazioni (dati di vendita – risultati di un questionario)
* condividere e sviluppare ragionamenti utili (migliorare la comprensione di un problema – analisi)
* raccogliere opinioni;
* prendere decisioni;
* migliorare la comunicazione;
* migliorare il Team;
* migliorare la capacità organizzativa generale;

Chi convoca la riunione deve chiarirsi rispetto all’obiettivo della riunione nell’ambito di un progetto/argomento più ampio.
E’ frequente che un manager convochi una riunione per raccogliere informazioni/opinioni, ma tutti hanno invece l’idea che si deve prendere una decisione tutti insieme.
Ma se il manager  la prende la decisione da solo, (non c’è niente di male), deve chiarire, che nella riunione vuole solo raccogliere le opinioni. L’equivoco è frustrante per i partecipanti.
Perché me lo chiedi se tanto hai già deciso?“. Meglio dire: ”ci riuniamo perché voglio sentire come la pensate. Il peso della decisione è mio.”

Se invece il manager vuole che la riunione produca una decisione, (con un certo grado di coinvolgimento), dichiara che la riunione ha successo se si prende una decisione che ha un ragionevole supporto di tutti.

Il manager vuole/deve valutare, e decidere, quale livello di partecipazione alla decisione vuole assicurare, per vedere quale livello di commitment produrre rispetto alla decisione, conoscendo i pro, i contro e le implicazioni.
Voglio una soluzione svelta, che però si sfalderà in fretta, o una soluzione che resiste nel tempo?
Cosa posso permettermi?

Quindi la seconda importante domanda: qual’è il Design della riunione, in funzione dell’obiettivo?

Se voglio decidere le specifiche di un prodotto, e voglio aumentare la collaborazione tra marketing, vendite e produzione, farò un design delle attività che produca delle decisioni che tutti sostengono, utilizzando un processo che costruisce comprensione, accettazione e sviluppo della capacità di collaborare tra questi reparti.

Il design dipende dagli obiettivi E dagli argomenti cui gli obiettivi si riferiscono.
E’ una questione di routine? E una questione completamente nuova?

Ecco una proposta con alcune caratteristiche che un Piano di Riunione dovrebbe avere:

1. Descrizione di tutti gli argomenti da trattare;
2. Definizione dello scopo della riunione e dello scopo generale in cui la riunione si inserisce;
3. Design di un processo che produca il livello di partecipazione desiderato, ed opportuno, (alto o basso). Il processo include una o più attività combinate tra loro secondo la logica prescelta. (queste possono non essere descritte nel documento che viene diffuso in anticipo).
4. Stima realistica dei tempi delle attività (molto brevi o lunghi, ancora, dipende);
5. Attività di introduzione che “trasportano” le persone all’interno riunione e danno un’idea a tutti di cosa si farà;
6. Attività che danno a tutti un senso di compiutezza: riepilogo dei risultati, i prossimi passaggi, una valutazione della riunione, la possibilità per tutti di fare una osservazione conclusiva.
7. E’ bene prevedere un break di dieci minuti se la riunione supera le due ore.
8. Il piano dovrebbe essere disponibile per tutti.

Spesso un Facilitatore può dare un contributo nella fase di progettazione/design e/o nella fase di facilitazione vera e propria.
Il supporto del facilitatore è utile ad una condizione molto importante: deve costruire nel manager, e nel gruppo, capacità permanenti. Così che quando lui sparisce il gruppo continua a funzionare in modo fantastico.